Polityka Prywatności Trans Logis Partner

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Trans Logis Partner (dalej: „Spółka”, „My”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz na rynkach zagranicznych.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Trans Logis Partner, prowadząca działalność w branży transportu i logistyki na terenie Polski (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora mogą być przekazane Klientom w ramach umów, korespondencji lub na stronie internetowej Spółki.

1.3. Polityka została opracowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• Ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.

1.4. Korzystanie z usług Trans Logis Partner, a także kontakt z nami (np. za pośrednictwem formularzy, poczty elektronicznej lub telefonicznie) może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych. Dane te są przetwarzane w sposób zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty.

2. Zakres zbieranych danych osobowych

2.1. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Trans Logis Partner zależy od rodzaju świadczonych usług oraz formy współpracy. W szczególności mogą to być:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer KRS lub inny identyfikator podmiotu gospodarczego,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby,
• dane dotyczące realizacji usług: numery zleceń transportowych, dane dotyczące trasy, miejsca załadunku i rozładunku, dane kontrahentów, dane kierowców lub osób wyznaczonych do kontaktu,
• dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, dane do faktury, informacje o płatnościach,
• dane pozyskiwane przy kontakcie: treść korespondencji e‑mail, informacje przekazane telefonicznie, dane podane w formularzach kontaktowych,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu internetowego (jeśli jest udostępniany): adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, pliki cookies oraz podobne technologie.

2.2. W przypadku współpracy z kierowcami lub podwykonawcami możemy przetwarzać również dane niezbędne do organizacji i rozliczenia przewozu, w tym dane kontaktowe i identyfikujące dany pojazd, a także inne informacje wymagane przepisami prawa transportowego lub podatkowego.

2.3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach konieczne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług transportowych i logistycznych. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić zawarcie lub prawidłową realizację umowy.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

3.1. Trans Logis Partner przetwarza dane osobowe w następujących celach:

(a) Zawarcie i realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• przygotowanie oferty usług transportowo‑logistycznych,
• zawarcie umów przewozu, spedycji, magazynowania i innych usług logistycznych,
• planowanie i realizacja zleceń transportowych,
• bieżący kontakt w sprawie realizacji zlecenia, zgłaszanie zmian, awizacji, reklamacji.

(b) Wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• obowiązki wynikające z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego,
• obowiązki dokumentacyjne w zakresie prawa transportowego i celnego,
• przechowywanie dokumentacji księgowej i przewozowej przez wymagany okres.

(c) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa i organizacji transportu,
• wewnętrzna administracja i raportowanie działalności,
• kontakt w sprawach bieżącej współpracy handlowej,
• zabezpieczenie przed nadużyciami i oszustwami.

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• inne cele wyraźnie wskazane przy udzielaniu zgody.

3.2. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, zgoda ta może być w każdej chwili wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

4. Odbiorcy danych i przekazywanie danych

4.1. Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom biznesowym uczestniczącym w realizacji usług (np. przewoźnikom, firmom spedycyjnym, operatorom logistycznym, magazynom),
• dostawcom usług IT i systemów informatycznych wspierających naszą działalność (np. systemy TMS, systemy księgowe, hosting, poczta elektroniczna),
• biurom rachunkowym i doradcom podatkowym, kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym – w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania,
• bankom i instytucjom finansowym realizującym płatności,
• organom administracji publicznej, organom skarbowym, celnym, sądom oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

4.2. Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli jest to niezbędne do realizacji międzynarodowych zleceń transportowych lub współpracy z kontrahentami zagranicznymi. W takim przypadku stosowane są odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne zgodne z prawem mechanizmy przekazywania danych.

5. Okres przechowywania danych

5.1. Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany odpowiednimi przepisami prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń.

5.2. Przykładowe okresy przechowywania:

• dane związane z zawarciem i realizacją umowy – do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy,
• dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co najmniej 5 lat, licząc od końca roku podatkowego),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, w jakim je zebrano,
• dane wykorzystywane do celów dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu prawomocnego zakończenia odpowiednich postępowań lub upływu terminów przedawnienia.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

6.1. Osobom, których dane są przetwarzane przez Trans Logis Partner, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, a jeżeli tak, to w jakim zakresie,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeżeli dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody i została ona cofnięta, a brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub sprzeciwiono się ich przetwarzaniu,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
• prawo do sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych z wyjątkową sytuacją osoby, której dane dotyczą,
• prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Polsce.

6.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w umowie, korespondencji lub na stronie internetowej Trans Logis Partner.

7. Bezpieczeństwo danych

7.1. Trans Logis Partner stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

7.2. W szczególności stosowane są:

• ograniczenia dostępu do danych tylko do osób upoważnionych,
• odpowiednie zabezpieczenia systemów informatycznych (hasła, kontrola dostępu, kopie zapasowe),
• procedury wewnętrzne w zakresie ochrony danych i zachowania poufności,
• umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu Administratora.

8. Pliki cookies i technologie śledzące

8.1. Jeżeli Trans Logis Partner udostępnia serwis internetowy, może on wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony i jej funkcjonalności,
• analizy ruchu na stronie i optymalizacji jej działania,
• dostosowania treści do preferencji użytkowników,
• w uzasadnionych przypadkach – prowadzenia działań marketingowych.

8.2. Korzystanie z plików cookies opiera się na prawnie uzasadnionym interesie Administratora lub na zgodzie użytkownika, jeżeli przepisy prawa tego wymagają. Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia przeglądarki internetowej, w tym usunąć je lub zablokować.

9. Zmiany Polityki Prywatności

9.1. Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie świadczonych usług lub sposobu przetwarzania danych.

9.2. Zmieniona wersja Polityki zostanie zastosowana od momentu jej opublikowania lub przekazania w odpowiedniej formie osobom, których dane dotyczą.

10. Kontakt w sprawach ochrony danych

10.1. Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Trans Logis Partner należy kierować na dane kontaktowe Administratora udostępnione w umowach, korespondencji handlowej lub na stronie internetowej Spółki.

10.2. Administrator dokłada starań, aby wszelkie zgłoszenia dotyczące prywatności były rozpatrywane niezwłocznie i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.